ProTalous Oy:n tietosuojaseloste

Arvostamme yksityisyyttäsi

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, se edellyttää, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein niitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietoihisi. Olemme sitoutuneita käsittelemään henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten jäljempänä luetellut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin yhteisiä tarkoituksia varten.

Jokaisella tässä tietosuojaselosteessa luetellulla rekisterinpitäjällä voi olla myös muita henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Tutustu tarvittaessa myös näihin tietosuojaselosteisiin.

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin.

Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on ProTalous Oy. ProTalous Oy vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

ProTalous Oy
Yritystunnus: 2018969-9
Osoite: Pormestarinkatu 6, 53100 Lappeenranta
Puhelinnumero: +358 43 825 0544
Sähköposti: senja.makarovskaja@protalous.fi

Tietosuojasta vastaavan henkilön nimi:

Senja Makarovskaja

Osoite: Pormestarinkatu 6, 53100 Lappeenranta
Puhelinnumero: +358 43 825 0544
Sähköposti: senja.makarovskaja@protalous.fi

ProTalous Oy käyttää suojattua internet-yhteyttä (AD) ja tietokoneita, jotka on hankittu ProAgria Etelä-Suomi ry:n kautta Mtech Digital Solutions Oy:ltä

Urheilutie 6

01301 Vantaa

puh. 020 747 2400

Mtech Digital Solutions Oy vastaa tässä kuvatun henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii myös keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksissä.

Miten käytämme henkilötietojasi?

Käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esim. kun ostat Palveluamme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja;
• syntyvät palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun pyydät yhteydenottoa; ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, mahdolliset markkinointiluvat ja –kiellot;
• asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• Palvelumme käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot. Silloin, kun käytät yhteistyökumppanimme toimittamaa ohjelmistoa saat näiltä tarvitsemasi tiedot esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja –tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) kertyvät ohjelmistojen toimittajille; ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle palvelua. Voidaksemme tehdä niin ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän väliseen sopimukseen.

Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja myydäksemme sinulle muita palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Segmentoimme asiakkaitamme markkinointitoimenpiteitä varten perustuen esimerkiksi palvelumme käyttöön tai käyttäytymiseen verkkosivullamme. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun varmistaa palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen.

Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Asiakasprofilointi

Keräämme statistiikkaa asiakasrakenteestamme tarjotaksemme sinulle kohdennettua markkinointimateriaalia. Käytämme sivustostatistiikkaa myös asiakassegmentointiin myyntiprosessejamme varten.

Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Millä perusteella käsittelemme tietojasi?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä tietoja usealla eri perusteella, mutta varmistamme, että meillä on aina vähintään yksi lain määrittelemä käsittelyedellytys olemassa.

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi ja valmistelemiseksi ja oikeutetun etumme perusteella, joita ovat erityisesti palveluidemme tuottaminen ja toimittaminen, asiakashallinta, suoramarkkinointi ja asiakaspalautteiden käsittely.

Jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää, saatamme käsitellä joitain henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Jos käsittelemme tietojasi vain suostumuksen perusteella, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Saatamme myös käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Mitä henkilötietoja keräämme sinusta?

ProTalous Oy:n asiakasrekisteri sisältää pääasiassa seuraavia henkilötietoja:

o Etu- ja sukunimet

o Osoitetiedot

o Laskutustiedot

o Puhelinnumero(t), fax

o Sähköpostiosoite

o Asiointimaa ja –kieli

o Suoramarkkinointikiellot ja suostumukset

o Tietojen luovutuskiellot ja suostumukset

o Asiakkaan tilaamat palvelut ja niiden historiatiedot

o Palveluiden käyttö- ja lokitiedot sekä historia

o Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot

ProTalous Oy kerää ja säilyttää vain ProTalous Oy:n toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset ja joiden käsittelytarkoitus on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

Tarpeettomaksi muuttuneet, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Mistä lähteistä keräämme tietoa?

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, verkkopalvelun omat tiedot -osiossa, tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan mahdollisesti osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen sekä pilottiprojekteihin.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

Ketkä käsittelevät tietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt tämän tietosuojaselosteen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Rekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksia varten tässä tietosuojaselosteessa kuvatuille rekisterinpitäjille lain sallimissa rajoissa.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain niiden tarkoitusten edistämiseksi, joita tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Tällaisia alihankkijoita saatamme käyttää esimerkiksi markkinoinnin toteuttamisessa sekä henkilötietojen tallentamiseen käytettävien tietojärjestelmien ylläpidossa.

Tietoja voidaan (vain nimi- ja osoitetietoja) luovuttaa henkilötietolain ja tietosuoja-asetuksen sallimin tavoin niille yhteistyökumppaneille, jotka toimivat sen toimeksiannosta ja lukuun.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Siirretäänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Tietojasi ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos tietojasi kuitenkin olisi tarpeen siirtää EU:n ulkopuolelle tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Varmistamme aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötietojen säilyttämisajat voivat perustua myös lainsäädännön vaatimuksiin. Tarvittaessa päivitämme tietojasi.

Miten henkilötiedot turvataan ja suojataan?

ProTalous Oy:n asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän palveluksessa olevat nimetyt henkilöt. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Palveluidemme ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttaminen saattaa ainakin osittain edellyttää sitä, että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Tämä voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, sopimusten täyttämiseen ja laskuttamiseen. Osin henkilötietojen antaminen voi kuitenkin olla vapaaehtoista. Jos tällaisessa tilanteessa et halua antaa tietojasi, saattaa se tarkoittaa, että emme pysty toteuttamaan kaikkia tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä tarkoituksia.

Millaisia oikeuksia sinulla on?

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, miten hänen tietojaan käsitellään, ja tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella: ProTalous Oy, Pormestarinkatu 6, 53100 Lappeenranta. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

Tietojen päivittäminen

Asiakas voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ottamalla yhteyttä ProTalous Oy:n kirjanpitäjään.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos asiakkaan henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, on asiakkaalla oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa osoitteessa proagria.fi/kielto tai kirjautumalla palveluun, mikäli suostumus koskee markkinointia.

Tiedon oikaisu

Asiakkaalla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla lisäselvitys.

Käsittelyn rajoittaminen

Tietyissä tilanteissa asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Käsittelyn vastustaminen

Jos käsittelemme asiakkaan henkilötietoja yleisen edun tai oikeutetun etumme perusteella, asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi asiakkaan oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Jos asiakkaan henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, on asiakkaalla oikeus saada hänen sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksia varten.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi esimerkiksi lähettämällä tietojen tarkastusta koskevan pyynnön edellä kuvatulla tavalla tai ottamalla muutoin yhteyttä tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen. Huomaathan, että oikeuksien täyttäminen edellyttää, että tunnistamme asiakkaan. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

’Asiakkaalla on mahdollisuus päivittää suoramarkkinoinnin suostumuksia ja kieltoja ottamalla yhteyttä ProTalous Oy:n kirjanpitäjään tai toimitusjohtajaan. Markkinointisuostumus on mahdollista antaa joko sähköisesti tai asiakaspalvelutilanteissa.

Asiakas voi antaa suostumuksensa suoramarkkinointiin

– Sähköpostiin

– Matkapuhelimeen

Asiakas voi kieltää

– Postiosoitteellisen suoramarkkinoinnin

– Kaiken yhteydenpidon

Kun asiakas on antanut kaikki kiellot, ei hänelle kohdenneta ProTalous Oy:n suoramarkkinointia, myyntiä tai muuta viestintää puhelimella, postilla tai sähköpostilla.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.